西安建筑科技大学工程建设项目档案管理办法

（试行）

第一章 总 则

第一条 为了进一步提高我校工程建设项目档案（以下简称工程档案）的管理水平，充分发挥工程档案在学校建筑物及设施使用、管理、维护、改建和扩建中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、国家教育部令第27号《高等学校档案管理办法》、国家档案局《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）及国家建设部《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）等法律和法规，结合我校具体情况，特制定本办法。

第二条 工程档案是指在我校范围内从工程建设项目的立项审批到工程项目的勘察、规划、设计、建设(新建、扩建、改建以及大、中型维修)、竣工验收、移交使用及其他管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料，是我校工程建设项目工作的真实记录和历史凭证，是我校对已有建设项目进行使用、维修、扩建、改建的基本依据。

第三条 工程建设项目文件材料的形成、积累和归档是工程建设项目管理工作的重要环节，必须纳入工程建设项目规划、计划、管理制度及管理人员和部门负责人职责范围内。要做到“四同步”管理，即：提出工程档案建档要求和下达工程项目计划同步；工程项目归档材料的形成情况与工程项目进程同步；鉴定、验收工程档案与验收工程项目同步；档案部门出具归档合格证明与工程项目竣工交付使用同步。

第四条 在工程建设项目实施过程中形成的应当归档保存的各种形式载体的档案材料都属于我校所有，任何单位和个人不得据为已有，不得无故拒绝归档，不得私自将其转借、买卖或销毁。保护工程档案材料的真实、完整、准确、系统、安全是每个工程建设项目管理人员的责任和义务。

第二章 组织管理与工作职责

第五条 学校档案部门应派专人随时了解工程建设项目进程中的档案管理情况，指导建设工程指挥部做好工程档案文件材料的积累工作。建设工程指挥部办公室负责工程档案的管理工作，并设定一名专职档案员，在学校档案部门的指导下，具体进行工程建设项目文件材料的收集、整理和立卷归档工作。

第六条 专职档案员应定期深入到有关部门了解工程建设项目文件材料形成情况，并进行业务指导。工程建设项目竣工验收和工程移交时必须有档案员参加。

第七条 建设工程指挥部各部门人员均有责任和义务参与工程档案的收集、整理和归档工作。

第八条 在工程建设项目实施过程中，施工单位、监理单位必须在各自的职责范围内，按照合同约定的相关内容，及时、准确、完整地将工程建设项目相关内容资料移交建设工程指挥部档案室。

第三章 工程档案归档范围与内容

第九条 工程项目从立项、实施到竣工交付使用的全过程中形成的具有保存价值的各种载体的材料，均应收集齐全，整理立卷后归档。

第十条 归档的主要内容：综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工验收材料、生产技术准备、试生产材料及其它文件材料。（具体归档范围见附件1）

第四章 工程档案归档要求

第十一条 工程档案文件材料必须反映工程建设项目管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。　　

第十二条 凡归档的文件材料均应是原件，做到审查手续完备、制成材料优良、要求格式统一、字迹工整清楚、图像清晰，图表整洁。应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如圆珠笔、铅笔等；归档图纸一般采用蓝晒图，竣工图应为新蓝图，并应加盖竣工图章。

第十三条 具有法律依据的凭证及文件材料，签字和印鉴必须齐全，请示与批复要同时归档，缺一不可。

第十四条 归档份数：竣工图一般归档不少于两套，文字材料、底图、底片和声像材料各归档两套（包含一切能够提供的电子文稿）。

第十五条 归档时间：在工程竣工验收后三个月内归档。

第十六条 工程档案组卷方法：

　　工程项目所形成的全部文件材料在归档前应按学校档案管理的要求，由建设工程指挥部进行整理、分类、组卷、装订、编目等工作。

（一）工程项目按单项工程形成档案资料的先后顺序分别组卷。工程建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等五部分，根据工程建设项目文件材料形成规律、保持其有机联系、便于利用查考的组卷原则进行组卷。

（二）不同载体的文件一般应分别组卷。

（三）管理性文件材料在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组卷。不同保管期限或不同密级的文件材料应分别组卷。卷内不应有重份文件。

（四）文件材料按事项、专业顺序排列。正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批示在前，请示在后。

（五）图纸按专业排列，不同专业图纸按图号顺序排列。图纸按图的类别序号排列：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构竣工图、水工图、电工图、气管图（暖气、天然气等）、更改图。

（六）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

（七）案卷不宜过厚，一般不超过40mm。拆除卷内金属物，对破损材料进行修补。每卷单独编写页号，页号从“1”开始。卷内文件有书写内容的编写页号，空白页不编页号。卷内目录、备考表均不编页号。页号位置在卷内文件非装订线一侧的下角。

（八）填写卷内目录和备考表。卷内目录排列在卷内文件首页之前。卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。（卷内目录见附件2）

（九）填写卷皮。草拟案卷封面各个栏目，经档案部门审查后填写案卷封面。（卷皮及备考表由校综合档案室提供）

（十）案卷采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。文件材料一般为A4大小，否则应折叠成A4大小。不同幅面的图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—89）统一折叠成A4幅面，标题栏露在外面。

（十一）案卷装订。卷内文件排列整齐，左下角对齐。采用三孔一线法装订。图纸以手风琴式折叠成四号图纸的规格装订，若装订线处有字迹，须进行贴边处理。应保证装订后的案卷干净整洁，利用方便，便于装盒保管。

（十二）分类编号。为了方便保管、利用、统计和鉴定，必须对工程档案进行分类编号。根据国家教委《高等学校档案实体分类法》，工程档案分类编号采用汉语拼音及阿拉伯数字组成。

根据工程档案的内容和形成特点，编制用于组成档号的类目代号简表。

工程类档案档号由年度号+工程档案分类号+案卷号组成。

第五章 工程档案的形成与验收及归档

第十七条 工程档案文件材料的形成积累

（一）建设工程指挥部在接到工程项目任务后，在布置工作计划的同时，布置形成积累工程档案的任务。

（二）在我校承担工程项目和维修改造工程项目的施工单位，竣工时由项目负责人督促承建项目的单位向建设工程指挥部提交完整、准确、系统的基建文件材料。

（三）工程项目实行总承包给外单位时，由分包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，项目竣工时由总承包单位向学校建设工程指挥部移交。建设工程指挥部根据工程档案归档要求，把好文件材料形成的质量关。

（四）工程档案验收内容主要包括检查工程项目档案的完整、准确、系统情况。可以采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。

（五）工程档案验收是工程建设项目竣工验收的重要组成部分。档案验收不合格的工程项目，由档案室提出整改意见，项目建设单位于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行工程结算。

（六）建设工程指挥部档案管理员应根据工程建设项目档案的归档要求，按文件形成的先后顺序或项目完成情况，定期进行工程建设项目档案的立卷归档和整理工作，并接受校档案部门的验收。

（七）归档份数。工程项目竣工验收后，工程建设部门应向校综合档案室归档文字材料和底图一份。声像材料、电子文件及整套竣工图三套(其中两套交综合档案室保存，一套留相关部门备用)，并提供电子版备份。

（八）归档同时填写归档移交目录。明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等。移交人和接收人要对归档的文件、资料、案卷进行认真清点、核对，做到准确无误、齐全完整。移交目录一式两份，由移交人和接受人签字盖章后，双方各持一份，作为移交凭证，以备查考。

第六章 工程建设项目档案室管理规定

第十八条 档案管理人员要按照岗位职责的要求，认真做好工程建设项目档案管理工作。

第十九条 档案文件柜排列整齐，案卷摆放有序，档案调处与归还要有详细记录，归还后，要及时正确地放回原处。定期核对，清点案卷，保证其完整、安全、整洁。

第二十条 档案室管理要做到“八防”：防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光、防磁。

第二十一条 档案室要保持通风、干燥、温湿度适宜、清洁卫生，不允许堆放杂物。

第二十二条 档案室和档案柜钥匙要严格管理，保证安全。资料室坚持人走上锁，不允许随便委托他人代管。

第七章 工程档案资料查阅、借阅规定

第二十三条 我校的工程档案仅供学校内部维修、改建、扩建和管理时使用。本校职工按我校档案室查、借阅制度查阅利用工程档案。本校职工不得私自将我校工程档案转借给外单位人员或代替外单位借阅。一经发现，按有关规定追究相关人员责任。

第八章 附 则

第二十四条 本办法由西安建筑科技大学建设工程指挥部办公室负责解释。

第二十五条 本办法自公布之日起执行。

西安建筑科技大学建设工程指挥部

2010年9月10日